A hét szoftvere #2 - Teendők rendszerezése

Ezen a héten egy Mac alkalmazást fogok ajánlani, de kerestem egy hozzá hasonló Windows appot is.

Mint sok más "tudás alapú" állásban dolgozó ember, a "Getting Things Done" című könyvben foglalt módszereket alkalmazom arra, hogy a körülöttem kavargó káoszban valahogy sikeresen, hatékonyan tudjak dolgozni.

Egyre több ingyenes és fizetős alkalmazás van, ami támogatja a módszerhez szükséges lépéseket (ami megér majd egy külön bejegyzést itt is). Én azonban arra jöttem rá, hogy a leghatékonyabban egy, a Mac-hez ingyen járó OmniOutliner alkalmazással tudok dolgozni. Ehhez is lehet mindenféle GTD kiegészítőt szerezni, de én maradok a sima "outline" alapú megoldásnál.

A GTD fontos eleme, hogy az ember nyilvántartsa (a fején kívül) valahol a teendők, illetve az ehhez tartozó következő lépések listáját. Ezeket a teendőket különböző kontextusban (mint például az irodában, vagy telefon mellett, vagy utazás közben) lehet végrehajtani, ezért érdemes ezt is nyilvántartani a teendő mellett.

Ezen kívül projectekbe szervezve lehet listázni a lépéseket, feladatokat, és ezeket a listákat rendszeresen átnézve kiemelni a következő teendőket.

Akartam is egy screenshottal illusztrálni, hogy az OmniOutlinerrel hogyan teszem be egy fa struktúrába a projecteket, teendőket, és a különösen lényeges következő lépéseket, de 90% ügyfélspecifikus adat, amit nem szabad megosztanom.

A lényeg, hogy egyszerű outline struktúrában, egy dokumentumban tartom nyilván a teendőimet, illetve olyan lépéseket, mástól várok valamit. A "next actions" szekciót tartom nyitva magam előtt, és adok hozzá illetve rendezgetem, meg lezárom a munkanap során. Amikor kis időm van, akkor átnézem a Projectek szekciót, és beemelem a teendők közé, ami aktuális. Ezt mindenképpen legalább egyszer, vasárnap délután megteszem.

Amit még használok az OmniOutliner képességei közül, hogy bonyolultabb esetben megjegyzést teszek a teendő mellé, illetve egy új Context tulajdonságot fűzök azokhoz az elemekhez, amit mondjuk csak otthon, vagy csak az irodában tudok elvégezni.

Aki Windows gépeken dolgozik, én még a PalmOS meg Windowsos éveimben a Natara Bonsai outlinert használtam, illetve az Office elemeként beszerezhető remek OneNote alkalmazást tudom erre is javasolni.

Ti is alkalmazzátok a GTD-t? Milyen szoftvert (vagy papírt) használtok erre?